Umsetzung eines COVID-19-induzierten ad hoc Projektes mit Hilfe der agilen Methode ScrumBan

Ausgangslage

Die Ausbreitung des neuartigen SARS-CoV-2-Virus hat zu ganz erheblichen Einschränkungen in allen Bereichen des Privat- und Wirtschaftslebens geführt. Insbesondere sind viele Privatpersonen und Unternehmen von der Krise betroffen und mit Liquiditätsengpässen und der fristgerechten Erfüllung ihrer finanziellen Verpflichtungen konfrontiert. Vor diesem Hintergrund haben verschiedene Institutionen umfassende Maßnahmenpakete beschlossen, u. a. das befristete Aussetzen privater Finanzierungsdienste ohne Verschlechterung der allgemeinen Kundenbonität.

Eine der wichtigsten Maßnahmen ist die Veröffentlichung der Leitlinien zu Moratorien (EBA/GL/2020/02). Diese Leitlinien enthalten Kriterien, die Moratorien erfüllen müssen, um die automatische Neueinstufung als Stundung sowie die daraus resultierende Bewertung krisenbedingter Forbearance-Maßnahmen nicht anwenden zu müssen. Diese Maßnahmen stellten die Kreditinstitute vor umfangreiche regulatorische und prozessuale Anforderungen, die ad hoc umgesetzt werden mussten.

Projektziel

Als übergeordnetes Projektziel sollte gewährleistet werden, dass das Kreditinstitut während der COVID-19-Pandemie reporting- und steuerungsfähig bleibt sowie seine Systeme und Prozesse an die neuen Herausforderungen anpasst. Grundvoraussetzung hierfür war es, die externen und internen Einflussfaktoren als temporären Anforderungskatalog transparent zu machen, zu priorisieren sowie nachvollziehbar, messbar und fortlaufend dokumentiert bis zum 31.12.2020 umzusetzen.

Projektansatz

Der Projektansatz orientierte sich an einem agilen Vorgehen nach SCRUM mit Steuerung des Anforderungskatalogs in Anlehnung an Kanban Boards, kurz ScrumBan. Das Projektteam bestand aus der COVID-19-TaskForce, besetzt mit verschiedenen Stakeholdern und Mitarbeitern aus den Fachbereichen Finance, Risikocontrolling, Infrastruktur, Data Governance sowie Vertriebseinheiten. Aufgrund des akuten Umsetzungsbedarfs wurde die Steuerung in 48-Stunden-Meetings durchgeführt.

Lösung

Im Projekt wurden das gesetzliche und das BdB-Moratorium (privates Moratorium) umgesetzt, welche identisch abgewickelt werden. Beide Moratorien beinhalten eine Initialisierungsphase sowie eine Umsetzungsphase mit paralleler Dokumentation.

In der Initialisierungsphase wurden unterschiedliche institutsspezifische und externe Dokumente wie die EBA/GL/2020/02, das IDW-Positionspapier COVID-19 oder § 1 Art. 240 EGBGB fachlich gesichtet, um die entsprechenden prozessualen und regulatorischen Anforderungen zu identifizieren und in einem Katalog zu dokumentieren. In einer ersten Planning-Session erarbeitete die COVID-19-TaskForce die Oberkategorien des Kanban-Boards, um die Phasen des iterativen Vorgehens abzubilden.

In der Umsetzungsphase wurden aus den Anforderungen entsprechende Maßnahmen für die Bereiche Flagging, Forbearance, Risikovorsorge und Ausfall abgeleitet und im Kanban-Board festgehalten — eingeordnet nach Kanban in die Kategorien ToDo (rot), Doing (gelb) und Done (grün), mit entsprechenden Verantwortlichkeiten. Die Maßnahmen wurden in einem 48-Stunden-Rhythmus umgesetzt und ausgewertet; nach zwei Tagen erfolgte eine Neueinschätzung der Situation und bei Bedarf eine Anpassung der Maßnahmen.

Projektbeitrag

Die Berater analysierten, vom Projektziel ausgehend, die bestehenden externen und internen Einflussfaktoren und berieten bei der Ableitung der entsprechenden prozessualen und regulatorischen Maßnahmen. Im Rahmen des agilen ScrumBan-Ansatzes fungierten dei Berater als Fachspezialisten für die COVID-19-TaskForce sowie als SCRUM-Master und übernahmen folgende Aufgaben:

• Leitung der COVID-19-TaskForce
• Betreuung des Kanban-Boards
• Vor- und Nachbereitung der 48-Stunden-Meetings
• Fachlicher Ansprechpartner für unterschiedliche Konzerneinheiten verschiedener Länder rund um das Thema COVID-19
• Fachliche Beratung bei der Kalkulation des Modification Loss
• Beratung bei der Implementierung des COVID-19-Reportings

Fazit

Die Auswirkungen der COVID-19-Pandemie und die Stundungen von Krediten stellten die Kreditinstitute vor einen hohen Verwaltungsaufwand im Front- und Backoffice. Die frühzeitige Durchführung von Analysen der Anforderungen sowie die transparente Steuerung der daraus abgeleiteten Maßnahmen unterstützten die kreditinstitutsspezifische Reporting- und Steuerungsfähigkeit. Mit Hilfe des agilen ScrumBan-Ansatzes erfolgte über alle Funktionsbereiche der Bank hinweg die Steuerung.